Správa záznamů (anglicky Records management, RM) je praxe uchovávání záznamů organizace od okamžiku jejich vytvoření až do jejich případné likvidace. To může zahrnovat třídění, ukládání, zabezpečení a zničení (nebo v některých případech archivní uchovávání) záznamů.
Záznam může být buď hmatatelný objekt, nebo digitální informace: například rodné listy, lékařské rentgeny, kancelářské dokumenty, databáze, aplikační data a e-mail. Správa záznamů se primárně týká dokladů o činnosti organizace a obvykle se uplatňuje podle hodnoty záznamů spíše než podle jejich fyzického formátu.
Definice správy záznamů
V minulosti se „správa záznamů“ někdy používala jen pro správu záznamů, které již nebyly v každodenním používání, ale bylo je stále třeba uchovávat – „poloproudé“ nebo „neaktivní“ záznamy, často uložené v suterénech nebo mimo ně. Modernější použití má tendenci odkazovat na celý „životní cyklus“ záznamů – od místa vzniku až po jejich případnou likvidaci.
Norma ISO 15489-1: 2001 („ISO 15489-1:2001“) definuje správu záznamů jako „[oblast] řízení odpovědnou za efektivní a systematickou kontrolu tvorby, příjmu, údržby, používání a nakládání se záznamy, včetně procesů pro zachycování a udržování evidence a informací o obchodních aktivitách a transakcích ve formě záznamů“.
ISO 15489-1:2001 definuje záznamy jako „informace vytvořené, přijaté a uchovávané jako důkazy a informace organizací nebo osobou při plnění zákonných povinností nebo při obchodní transakci“. Výbor pro elektronické záznamy Mezinárodní rady pro archivnictví (ICA) definuje záznam jako „zaznamenanou informaci vytvořenou nebo přijatou při zahájení, provádění nebo dokončení institucionální nebo individuální činnosti a která zahrnuje obsah, kontext a strukturu postačující k poskytnutí důkazů o činnosti“. I když existuje mnoho účelů a výhod správy záznamů, jak obě tyto definice zdůrazňují, klíčovým rysem záznamů je jejich schopnost sloužit jako důkaz události. Správná správa záznamů může pomoci zachovat tento rys záznamů.
Je třeba poznamenat, že formát a nosiče záznamů jsou pro účely správy záznamů obecně irelevantní. ISO se zabývá správou fyzických i elektronických záznamů. Také oddíl DL1.105 normy ministerstva obrany Spojených států DoD 5015.02-STD (2007) definuje správu záznamů jako „[t]lání, řízení, řízení, organizování, školení, propagaci a další manažerské činnosti zahrnující životní cyklus informací, včetně tvorby, údržby (použití, ukládání, vyhledávání) a likvidace bez ohledu na nosiče“.
Správa záznamů je uchovávání a získávání informací v co nejkratším čase.(MUDD) Správa záznamů je velmi důležitá pro použití ukládání dokumentů toto téma bylo myšleno v Office Administration.
Procvičování správy záznamů
Správce záznamů je někdo, kdo je zodpovědný za správu záznamů v organizaci.
Praxe správy záznamů tedy může zahrnovat:
Zásady správy záznamů a automatizované systémy správy záznamů pomáhají při zachycování, klasifikaci a průběžné správě záznamů po celou dobu jejich životnosti. Takový systém může být založen na papíru (například rejstříkové karty používané v knihovně), nebo může být počítačovým systémem, například aplikací pro správu elektronických záznamů.
Správa fyzických záznamů zahrnuje různé obory a může čerpat z různých forem odborných znalostí.
Záznamy musí být identifikovány a ověřeny. Obvykle se jedná o evidenci a vyhledávání; za určitých okolností je nutné s nimi zacházet pečlivěji.
Komerčně dostupné produkty mohou spravovat záznamy prostřednictvím všech procesů aktivního, neaktivního, archivního, retenčního plánování a likvidace. Některé také využívají technologii RFID pro sledování fyzického souboru.
Správa elektronických záznamů
Obecné zásady správy záznamů platí pro záznamy v jakémkoli formátu. Digitální záznamy (téměř vždy označované jako elektronické záznamy) však vyvolávají specifické problémy. Je obtížnější zajistit, aby obsah, kontext a struktura záznamů byly zachovány a chráněny, pokud záznamy fyzicky neexistují. To má důležité důsledky pro autenticitu, spolehlivost a důvěryhodnost záznamů.
V oblasti správy elektronických záznamů probíhá rozsáhlý výzkum. Jedním z příkladů takové iniciativy je projekt International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES). Projekt InterPARES, který je založen na School of Library, Archival and Information Studies na University of British Columbia ve Vancouveru v Britské Kolumbii v Kanadě, je projektem spolupráce mezi výzkumníky z celého světa, kteří se zavázali k rozvoji teorií a metodik, aby zajistili spolehlivost, přesnost a autenticitu elektronických záznamů.
Funkční požadavky na počítačové systémy pro správu elektronických záznamů byly vypracovány americkým ministerstvem obrany, Národním archivem Anglie a Walesu a Evropskou komisí, jejichž specifikace MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) byla přeložena do nejméně dvanácti jazyků a používá se i za hranicemi Evropy. Vývoj MoReq iniciovalo DLM Forum, financované Evropskou komisí.
Zvláštní obavy panují ohledně možnosti přístupu k elektronickým záznamům a jejich čtení v průběhu času, protože rychlé tempo změn v technologii může způsobit, že software použitý k vytvoření záznamů bude zastaralý a záznamy zůstanou nečitelné. K řešení tohoto problému se provádí značný výzkum pod hlavičkou uchovávání digitálních záznamů. Úřad pro veřejné záznamy Victoria (PROV) se sídlem v australském Melbourne zveřejnil viktoriánskou strategii elektronických záznamů (VERS), která zahrnuje normu pro uchovávání, dlouhodobé uchovávání a přístup k trvalým elektronickým záznamům. Norma VERS byla přijata všemi ministerstvy viktoriánské vlády. PROV zřídil digitální archiv, který umožňuje široké veřejnosti přístup k trvalým záznamům. Archivy Nový Zéland také zřizuje digitální archiv.
Elektronické daňové záznamy jsou počítačové/nelineární verze záznamů vyžadovaných daňovými úřady, jako je berní úřad. Panují značné nejasnosti ohledně toho, co představuje přijatelné digitální záznamy pro finanční úřad, protože tento koncept je relativně nový. Toto téma je diskutováno v Publikaci 583 a Věstníku 1997-13, ale ne do konkrétních podrobností.
Podniky a fyzické osoby, které chtějí převést své papírové záznamy do naskenovaných kopií, mohou být v ohrožení, pokud tak učiní. Například není jasné, zda by auditor finančního úřadu přijal naskenovanou kopii potvrzení o nákupu ve formátu JPEG, PNG nebo PDF pro položku odečtených výdajů.
Aktuální problémy ve správě záznamů
Od roku 2005 vzrostl zájem o správu záznamů mezi korporacemi kvůli novým předpisům a stanovám o dodržování předpisů. Zatímco vládní, právní a zdravotnické subjekty mají silnou historickou disciplínu v oblasti správy záznamů, obecná evidence firemních záznamů byla špatně standardizována a implementována. Kromě toho skandály jako skandál Enron/Andersen a v poslední době nehody související se záznamy v Morgan Stanley obnovily zájem o dodržování předpisů firemních záznamů, požadavky na dobu uchovávání, připravenost na soudní spory a související otázky. Stanovy jako americký Sarbanes-Oxley Act vytvořily nové obavy mezi firemními „compliance officers“, které vedou k větší standardizaci postupů správy záznamů v rámci organizace. Většina 90. let byla svědkem diskusí mezi manažery záznamů a IT manažery a důraz se rozšířil o právní aspekty, protože se nyní zaměřuje na dodržování předpisů a rizika.
Ochrana soukromí, ochrana dat a krádeže identit se staly tématy zájmu správců záznamů. Úloha správce záznamů pomáhat při ochraně záznamů organizace se často rozrostla tak, aby zahrnovala pozornost těmto zájmům. Potřeba zajistit, aby určité informace o jednotlivcích nebyly uchovávány, přinesla větší důraz na plány uchovávání záznamů a ničení záznamů.
Nejvýznamnější otázkou je implementace požadovaných změn do individuální a firemní kultury, aby se z toho odvozovaly výhody pro interní a externí zainteresované strany. Správa záznamů je často vnímána jako zbytečný nebo málo prioritní administrativní úkol, který lze v rámci organizace vykonávat na nejnižších úrovních. Publikované akce prokázaly, že správa záznamů je ve skutečnosti zodpovědností všech jednotlivců v rámci organizace a korporátního subjektu.
Problematikou, která byla mezi správci záznamů velmi kontroverzní, bylo nekritické přijetí elektronických systémů pro správu dokumentů a záznamů (EDRMS). Jeden známý RM myslitel, Steve Bailey, prohlásil:
„A nyní je konečně čas obrátit naše oči k samotné profesi
správy záznamů. Podle mého názoru jsme se přiblížili jen o vlásek k tomu, abychom dovolili naší
slepé posedlosti EDRMS, aby z nás udělala intelektuálně sterilní, prodejcem řízenou
profesi. Po většinu desetiletí jsme dovolili ostatním, aby za nás
přemýšleli, a začali jsme se spoléhat na EDRMS jako na naši intelektuální berličku. Ale
nenechte se mýlit, vina za to leží přímo na nás. Stejně jako
děti po Krysaři jsme se nechali okouzlit
hranou melodií tak, že jsme byli vedeni, bez otázek a debat, kamkoliv nás
technologie zavedla.“ ( Debata RMS: Případ EDRMS Byl EDRMS úspěšný? Případ pro obžalobu, konference RMS, Edinburgh 22. dubna 2007)
Dalším tématem, které manažery záznamů velmi zajímá, je dopad sociálních médií, jako jsou wiki, Facebook a Twitter, na tradiční postupy správy záznamů, principy a koncepty.
Související témata aktuální poznámky patří řízení informačního životního cyklu a řízení podnikového obsahu.
Vzdělávání a certifikace
Mnoho vysokých škol a univerzit nabízí studijní programy v knihovních a informačních vědách, které se zabývají správou záznamů. Dále existují profesní organizace jako Records Management Association of Australasia (RMAA) a Institute of Certified Records Managers, který poskytuje samostatnou, nesegredovanou, odbornou certifikaci pro odborníky, označení Certified Records Manager nebo CRM. Další vzdělávací příležitosti v podobě certifikačního programu jsou k dispozici také od AIIM International, ARMA, a od Records Management Society ve Velké Británii a Irsku. Vzdělávací a vzdělávací kurzy a workshopy o vědeckých a technických záznamech full life-cycle management a Quality Electronic Records Practices Standards (Q-ERPS) jsou k dispozici od Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA).
Nedávným přírůstkem do vzdělávání v oblasti správy záznamů ve Spojených státech je studijní program MARA – Master of Archives and Records Management, který nabízí San Jose State University School of Library and Information Science. Dalším je specializace Archives and Records Management, kterou nabízí University of Michigan School of Information v rámci svého studia MSI (Masters of Science in Information). Wayne State University v Detroitu nabízí on-line certifikační program pro absolventy studia Records and Information Management.
Školy v Kanadě také poskytují specializované možnosti vzdělávání v oblasti správy záznamů. Fakulta informací na univerzitě v Torontu umožňuje studentům v programu Master of Information soustředit svá studia na Archives and Records Management.
Systémy elektronické správy záznamů
Elektronický systém pro správu dokumentů a záznamů (EDRM) je počítačový program (nebo sada programů) používaný ke sledování a ukládání záznamů. Termín se odlišuje od zobrazovacích systémů a systémů pro správu dokumentů, které se specializují na sběr a správu dokumentů. ERM systémy běžně poskytují specializované bezpečnostní a auditní funkce přizpůsobené potřebám správců záznamů.
Národní správa archivů a záznamů (NARA) schválila normu amerického ministerstva obrany 5015.2 jako „adekvátní a vhodný základ pro řešení základních problémů správy záznamů v automatizovaném prostředí, které stále více charakterizuje vytváření a používání záznamů“. Prodejci správy záznamů mohou být certifikováni jako vyhovující DoD 5015.2-STD po ověření od Společného velitelství pro testování interoperability, které buduje postupy testovacích případů, píše podrobné a souhrnné závěrečné zprávy o produktech s certifikací 5015.2 a provádí kontrolu softwaru na místě.
Národní archiv ve Velké Británii zveřejnil dva soubory funkčních požadavků na podporu rozvoje trhu se softwarem pro správu elektronických záznamů (1999 a 2002). Spustil program pro hodnocení produktů podle požadavků z roku 2002. Zatímco tyto požadavky byly původně formulovány ve spolupráci s centrální vládou, byly s nadšením přijaty mnoha částmi širšího veřejného sektoru ve Velké Británii i v jiných částech světa. Testovací program byl nyní uzavřen; Národní archiv již nepřijímá žádosti o testování. Požadavky Národního archivu z roku 2002 zůstávají aktuální.
Evropská komise v roce 2001 zveřejnila „MoReq“, Modelové požadavky pro elektronické záznamy a správu dokumentů. Ačkoli to není formální norma, je široce považována a označována za normu. Ta byla financována z programu IDA Komise a byla vyvinuta na popud DLM fóra. V únoru 2008 byla zveřejněna velká aktualizace MoReq, známá jako MoReq2. I tu iniciovalo DLM fórum a financovala ji Evropská komise, při této příležitosti svým programem IDABC (nástupce IDA). MoReq2 doprovází rámec pro testování softwaru a schéma XML; na konferenci DLM fóra v Toulouse v prosinci 2008 byl dohodnut režim testování shody softwaru.
Australský národní archiv (National Archives of Australia, NAA) publikoval Funkční specifikace pro software pro správu elektronických záznamů (Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software, ERMS) a související Pokyny pro implementaci Funkčních specifikací pro software pro správu elektronických záznamů jako expoziční návrhy v únoru 2006.
Archivy Nový Zéland vydal v červnu 2005 „nezávaznou osvědčenou praxi“ Electronic Recordkeeping Systems Standard (Standard 5), vydaný pod dohledem paragrafu 27 zákona o veřejných záznamech z roku 2005.
Obchodní evidenční střediska
Centra obchodních záznamů jsou zařízení, která poskytují služby pro skladování papírových záznamů pro organizace. V některých případech nabízejí také skladování záznamů vedených v elektronických formátech. Centra obchodních záznamů poskytují úložiště s vysokou hustotou pro papírové záznamy a některá nabízejí klimaticky řízené skladování pro citlivá nepapírová a kritická (životně důležitá) papírová média. Existuje obchodní organizace pro centra obchodních záznamů (například PRISM International), nicméně ne všichni poskytovatelé služeb jsou členy.
Proces skenování dokumentů
Celostátní správa dokumentů