Skip Ellis definoval groupware jako „počítačové systémy, které podporují skupiny lidí zapojených do společného úkolu (nebo cíle) a které poskytují rozhraní pro sdílené prostředí“. Je také známý jako [Spolupracující software. Je základem pro počítačově podporovanou kooperativní práci).
Do této kategorie patří různé softwarové systémy jako mail, kalendář, chat, wiki. Často se na takový software vztahuje Metcalfův zákon, tj. čím více ho lidé používají, tím je cennější.
Obecnější pojem sociální software se vztahuje na systémy používané mimo pracoviště, například online seznamovací služby a sociální sítě jako Friendster. Studium počítačově podporované spolupráce zahrnuje studium softwaru a sociálních jevů s ním spojených. Těm se věnují různé články.
Zdá se, že spolupráce, pokud jde o informační technologie, má mnoho definic. Některé jsou obhajitelné, ale jiné jsou tak široké, že ztrácejí jakékoli smysluplné uplatnění. Pochopení rozdílů v lidských interakcích je nezbytné k zajištění toho, aby byly použity vhodné technologie, které odpovídají potřebám interakce.
Existují tři základní způsoby interakce mezi lidmi: konverzační interakce, transakční interakce a kolaborativní interakce:
Konverzační interakce je výměna informací mezi dvěma nebo více účastníky, kdy primárním účelem interakce je objevování nebo budování vztahů. Neexistuje žádná centrální entita, kolem které by se interakce točila, ale je to volná výměna informací bez definovaných omezení. Komunikační technologie, jako jsou telefony, instant messaging a e-mail, jsou obecně dostatečné pro konverzační interakce.
Transakční interakce zahrnuje výměnu transakčních jednotek, kde hlavní funkcí transakční jednotky je změna vztahu mezi účastníky. Transakční jednotka je v relativně stabilní formě a omezuje nebo definuje nový vztah. Jeden účastník vyměňuje peníze za zboží a stává se zákazníkem. Transakční interakce jsou nejefektivněji řešeny transakčními systémy, které spravují stavové a datové záznamy pro trvalé ukládání.
V kolaborativních interakcích je hlavní funkcí vztahu účastníků změna kolaborující entity (tj. konverze transakční). Spolupracující entita je v relativně nestabilní formě. Příklady zahrnují rozvoj myšlenky, vytvoření designu, dosažení sdíleného cíle. Proto reálné technologie spolupráce poskytují funkcionalitu pro mnoho účastníků, aby rozšířili společné plnění. Správa záznamů nebo dokumentů, závitové diskuse, historie auditů a další mechanismy určené k zachycení úsilí mnohých do spravovaného prostředí obsahu jsou typické pro technologie spolupráce.
Rozšíření groupwaru je kolaborativní média, software, který umožňuje několika souběžným uživatelům vytvářet a spravovat informace na webových stránkách. Modely kolaborativních médií zahrnují modely wiki a Slashdot.
Některé stránky s veřejně přístupným obsahem založeným na kolaborativním softwaru jsou: WikiWeb, Wikipedia a Everything2.
Podle použité metody je můžeme rozdělit na:
Podle obsloužené plochy je můžeme rozdělit na:
Tři úrovně spolupráce
Groupware lze rozdělit do tří kategorií v závislosti na úrovni spolupráce – komunikační nástroje, konferenční nástroje a nástroje pro kolaborativní řízení (Koordinace).
Spolupracující software může být buď webový (například UseModWiki nebo Scoop), nebo desktopový (například CVS nebo RCS).
Největší překážkou při zavádění groupwaru je přesvědčit lidi, aby ho používali. Je nutné školení, aby se lidé cítili pohodlně při jeho používání, a pokud se lidé nebudou cítit pohodlně se softwarem, nebudou ho používat. Zaměstnanci by měli dostávat pobídky, aby přispívali: odměny mohou být buď finanční, nebo psychologické.
V mnoha případech je spolupráce v rozporu s firemní kulturou, takže implementace bude rušivá. Přesun firemní kultury od konkurenceschopnosti ke spolupráci není malý podnik. Bude vyžadovat změny na všech úrovních organizace, včetně generálního ředitele.
Jednou z největších překážek je typická touha velkých podniků standardizovat znalostní praxi v celém podniku a implementovat nástroje a procesy, které tento cíl podporují. Mnohem větší hodnoty a rychlejší implementace lze dosáhnout vyhnutím se memu „jedna velikost pro všechny“. Pohánění lidí k přijetí stejné aktivní role (například: příspěvek měřený počtem uploadů) produkuje pouze chování řízené metrikou – „hra existuje o pravidlech, podle kterých se hraje“. Pěstovat praxi spolupráce tam, kde se daří z vlastní vůle získat co nejrychlejší výnos.
Hlasování má mnoho využití v softwaru pro spolupráci.
Condorcet hlasování nabízí podněty od více odborníků nebo pohledů a může snížit problémy s neústupností v rozhodování. V systémech doporučení lze hodnocení nebo hlasování o mnoha položkách použít k formulaci profilů pro vysoce úspěšná doporučení; a ve spolupráci dokumentů, jako je například Wikipedie, metody hlasování pomáhají řídit vytváření nových stránek.
Použití hlasování k objednání seznamů sekcí, jako je tato, zůstává z velké části neprozkoumané.
To se týká i kolektivní inteligence.