Pro každou nadcházející schůzi je možné otevřít nové dokumenty. Doporučujeme, aby organizace měly předem stanovený pravidelný rozvrh. Když někdo začne s agendou, kdokoli může do kolaborativního dokumentu přidat své obavy. Na začátku schůze může fluidní předseda vytisknout nejnovější verzi a použít ji jako organizační strategii a jako oficiální předmět schůze.
Obvykle umožňuje fluidní předseda projednání každého bodu pořadu jednání. To probíhá přirozeně, nebo dokud není dosaženo předem stanoveného časového limitu, než se přistoupí k dalšímu bodu. Pokud se diskuse stočí k možnosti jednání, může kdokoli podat návrh. Pokud je předseda podpořen, baví se debatou. (Výbor by měl předtím, buď na schůzi, nebo prostřednictvím nějakého wiki rozhraní, stanovit časové limity, je-li to nutné.) Po rozpravě svolá předseda pořadí a dojde k hlasování.
Tyto postupy umožňují organizaci pořádat nepolitizované schůzky, kde žádná osoba nedostane moc nad nikým jiným. Struktura existuje proto, aby privilegovala myšlenky nad osobnostmi.