Sociotechnické systémy (STS) v organizačním rozvoji je přístup ke komplexnímu organizačnímu návrhu práce, který uznává interakci mezi lidmi a technologiemi na pracovištích. Termín také odkazuje na interakci mezi složitými infrastrukturami společnosti a lidským chováním. V tomto smyslu je společnost sama a většina jejích substruktur složitými sociotechnickými systémy. Termín sociotechnické systémy byl vytvořen v 60. letech Ericem Tristem, Kenem Bamforthem a Fredem Emerym, kteří pracovali jako konzultanti v Tavistock Institute v Londýně.
Sociotechnické systémy se týkají teorie týkající se sociálních aspektů lidí a společnosti a technických aspektů organizační struktury a procesů. Technické zde nemusí nutně znamenat materiální technologii. Důraz je kladen na postupy a související znalosti, tj. odkazuje na starořecký termín loga. „Technické“ je termín používaný k označení struktury a širšího smyslu pro technické aspekty. Sociotechnické se týká provázanosti sociálních a technických aspektů organizace nebo společnosti jako celku. Sociotechnická teorie je tedy o společné optimalizaci, se společným důrazem na dosažení jak excelence v technické výkonnosti, tak kvality v pracovním životě lidí. Sociotechnická teorie, na rozdíl od sociotechnických systémů, navrhuje řadu různých způsobů dosažení společné optimalizace. Obvykle jsou založeny na navrhování různých druhů organizace, v nichž vztahy mezi socio-technickými prvky vedou ke vzniku produktivity a blahobytu.
Sociotechnická teorie je tedy o společné optimalizaci. Sociotechnická teorie, na rozdíl od sociotechnických systémů, navrhuje řadu různých způsobů, jak dosáhnout společné optimalizace. Obvykle jsou založeny na navrhování různých druhů organizace, takových, ve kterých vztahy mezi socio-technickými prvky vedou ke vzniku produktivity a blahobytu, spíše než na až příliš častých případech, kdy nová technologie nesplní očekávání projektantů i uživatelů.
Vědecká literatura ukazuje pojmy jako sociotechnické celé jedno slovo nebo sociotechnické s pomlčkou, sociotechnická teorie, sociotechnický systém a teorie sociotechnických systémů. Všechny tyto pojmy se objevují všudypřítomně, ale jejich skutečné významy často zůstávají nejasné. Klíčový pojem „sociotechnický“ je něco jako buzzword a jeho různorodé používání se dá odbýt. Co se o něm ale dá říci, je, že se nejčastěji používá k prostému a zcela správnému popisu jakéhokoli druhu organizace, která se skládá z lidí a techniky. Jak se ale dalo předpokládat, jde o něco víc.
Některé z ústředních principů sociotechnické teorie byly rozpracovány v seminární práci Erica Trista a Kena Bamfortha v roce 1951. Jedná se o zajímavou případovou studii, která je, stejně jako většina prací v sociotechnické teorii, zaměřena na formu ‚výrobního systému‘ vyjadřující éru a současné technologické systémy, které obsahovala. Studie byla založena na paradoxním zjištění, že navzdory zlepšeným technologiím produktivita klesá a že navzdory lepším platům a vymoženostem roste absentérství. Tato konkrétní racionální organizace se stala iracionální. Příčinou problému bylo hypoteticky přijetí nové formy výrobní technologie, která vytvořila potřebu byrokratické formy organizace (spíše jako klasické příkazy a řízení). V tomto konkrétním příkladu s sebou technologie přinesla retrográdní krok v pojmech organizačního designu. Následná analýza zavedla pojmy „socio“ a „technický“ a rozpracovala mnoho základních principů, kterými se sociotechnická teorie následně stala.
Sociotechnická teorie byla průkopnická pro svůj posun v důrazu, posun směrem k tomu, aby se týmy nebo skupiny považovaly za primární jednotku analýzy a ne za jednotlivce. Sociotechnická teorie věnuje zvláštní pozornost vnitřnímu dohledu a vedení na úrovni „skupiny“ a označuje ji jako „odpovědnou autonomii“ Zdá se, že prvořadým bodem je to, že mít jednoduchou schopnost jednotlivých členů týmu vykonávat svou funkci není jediným prediktorem efektivity skupiny. Ve výzkumu týmové soudržnosti existuje řada otázek, například, které jsou zodpovězeny tím, že regulace a vedení jsou interní pro skupinu nebo tým.
Tyto a další faktory hrají nedílnou a paralelní roli při zajištění úspěšné týmové práce, kterou sociotechnická teorie využívá.
Myšlenka poloautonomních skupin přináší řadu dalších výhod. V neposlední řadě mezi nimi, zejména v nebezpečném prostředí, je často pociťovaná potřeba lidí v organizaci po roli v malé primární skupině. Tvrdí se, že taková potřeba vzniká v případech, kdy jsou prostředky pro efektivní komunikaci často poněkud omezené. Jak uvádí Carvalho, je to proto, že „…operátoři používají slovní výměny k vytváření kontinuálních, nadbytečných a rekurzivních interakcí k úspěšnému vytvoření a udržení individuálního a vzájemného vědomí…“. Bezprostřednost a blízkost důvěryhodných členů týmu umožňuje, aby k tomu došlo. Koevoluce technologií a organizací s sebou přináší rozšiřující se škálu nových možností pro neotřelou interakci. Odpovědná autonomie by se mohla stát více rozdělená spolu s týmem (týmy) samotnými.
Zdá se, že klíčem k odpovědné autonomii je navrhnout organizaci, která bude mít vlastnosti malých skupin a zároveň zabrání neologismům „silového myšlení“ a „stovepipe“ soudobé teorie řízení. Aby byla zachována „…nedotčená loajalita, na které malá skupina [závisí]…systém jako celek [musí] obsahovat své špatné tak, aby [neničil] jeho dobro“. V praxi to vyžaduje, aby skupiny byly odpovědné za vlastní vnitřní regulaci a dohled, přičemž primární úkol vztáhnout skupinu k širšímu systému připadne výslovně vedoucímu skupiny. Tento princip proto popisuje strategii pro odstranění tradičnějších hierarchií velení.
Druhým problémem je složitost. Složitost je jádrem mnoha organizačních kontextů (existují četná organizační paradigmata, která se s ní obtížně vyrovnávají). Trist a Bamforth (1951) o nich mohli psát s následující pasáží: „Setkáváme se s velmi velkou rozmanitostí nepříznivých a měnících se podmínek životního prostředí… mnohé z nich je nemožné předvídat. Jiné, i když předvídatelné, je nemožné změnit.“
Mnohé typy organizací jsou jasně motivovány přitažlivým „průmyslovým věkem“, racionálními principy „tovární výroby“, zvláštním přístupem k řešení složitosti: „V továrně lze vykonávat poměrně vysoký stupeň kontroly nad složitou a pohyblivou „figurou“ výrobní sekvence, protože je možné udržovat „půdu“ v poměrně pasivním a konstantním stavu“. Na druhou stranu, mnoho činností se neustále potýká s možností „nepříznivé činnosti v „půdě“ vztahu „figura-zem“. Ústředním problémem, který se zdá být jádrem mnoha problémů, které „klasické“ organizace mají se složitostí, je, že „nestabilita „půdy“ omezuje použitelnost […] metod odvozených z továrny“.
V klasických organizacích se problémy s pohyblivou „figurou“ a pohyblivou „půdou“ často zvětšují díky mnohem většímu společenskému prostoru, v němž je daleko větší míra vzájemné závislosti hierarchických úkolů. Z tohoto důvodu lze poloautonomní skupinu a její schopnost mnohem jemněji reagovat na „pozemní“ situaci považovat za „agilní“. A k tomu se místní problémy, které vznikají, nemusejí šířit celým systémem (aby ovlivnily pracovní zátěž a kvalitu práce mnoha dalších), protože složitá organizace plnící jednoduché úkoly byla nahrazena jednodušší organizací plnící složitější úkoly. Hbitost a vnitřní regulace skupiny umožňuje řešit problémy lokálně bez šíření větším společenským prostorem, čímž se zvyšuje tempo.
Dalším pojmem v sociotechnické teorii je „celý úkol“. Celý úkol „má tu výhodu, že odpovědnost za úkol […] leží přímo na bedrech jediné, malé, osobní skupiny, která prožívá celý cyklus operací v rámci kompasu svého členství“. Sociotechnickým ztělesněním tohoto principu je pojem minimální kritické specifikace. Tento princip říká, že „I když může být nutné být zcela přesný v tom, co je třeba udělat, málokdy je nutné být přesný v tom, jak se to dělá“. O nic víc to nedokládá protikladný příklad „práce na vládnutí“ a faktický kolaps jakéhokoli systému, který podléhá záměrnému stažení lidské adaptace na situace a kontexty.
Klíčovým faktorem při minimálním kritickém upřesnění úkolů je odpovědná autonomie skupiny při rozhodování, na základě místních podmínek, jak nejlépe provést úkol pružným adaptivním způsobem. Tento princip je izomorfní s nápady jako Effects Based Operations (EBO). EBO si klade otázku, jakého cíle chceme dosáhnout, jakého cíle je třeba dosáhnout, spíše než jaké úkoly je třeba provést, kdy a jak. Koncepce EBO umožňuje manažerům „…manipulovat a rozkládat efekty na vysoké úrovni. Pak musí přiřadit menší efekty jako cíle, kterých podřízení dosáhnou. Záměrem je, aby činy podřízených kumulativně dosáhly požadovaných celkových efektů“. Jinými slovy, zaměření se přesouvá z role scénáristy pro úkoly na místo toho, aby byl designérem chování. V některých případech to může vést k tomu, že úkol manažera bude podstatně méně náročný:)
Operace založené na efektech a pojetí „celého úkolu“ v kombinaci s přizpůsobivostí a zodpovědnou autonomií mají další výhody pro ty, kdo v organizaci pracují. Je to proto, že „pro každého účastníka má úkol celkový význam a dynamické uzavření“, stejně jako požadavek nasadit velké množství dovedností a mít zodpovědnou autonomii, aby bylo možné si vybrat, kdy a jak to udělat. To jasně naznačuje uvolnění nesčetných kontrolních mechanismů, které se nacházejí v klasicky koncipovaných organizacích.
Větší vzájemná závislost (prostřednictvím difúzních procesů, jako je globalizace) s sebou přináší také otázku velikosti, v níž „rozsah úkolu překračuje hranice jednoduché prostorově-časové struktury. Tím jsou míněny podmínky, za kterých mohou dotyční dokončit práci na jednom místě v jeden okamžik, tj. situace osobní, neboli singulární skupiny“. Jinými slovy, v klasických organizacích je „celistvost“ úkolu často zmenšována vícenásobnou skupinovou integrací a časoprostorovým rozpadem. Skupinová forma uspořádání organizace navržená sociotechnickou teorií v kombinaci s novými technologickými možnostmi (jako je internet) poskytuje odpověď na tuto často zapomenutou otázku, která významně přispívá ke společné optimalizaci.
Témata z teorie sociotechnických systémů
Sociotechnický systém je termín, který je obvykle dáván každé instanci sociotechnických a technických prvků podílejících se na cíleném chování. Sociotechnické systémy jsou zvláštním vyjádřením sociotechnické teorie, i když nemusí být nutně jedna a táž věc. Sociotechnická teorie systémů je směsí sociotechnické teorie, společné optimalizace a tak dále a obecné teorie systémů. Termín sociotechnický systém uznává, že organizace mají hranice a že k transakcím dochází uvnitř systému (a jeho subsystémů) a mezi širším kontextem a dynamikou prostředí. Je rozšířením sociotechnické teorie, která poskytuje bohatší popisný a pojmový jazyk pro popis, analýzu a navrhování organizací. Sociotechnický systém proto často popisuje „věc“ (vzájemně propojenou směs lidí, technologií a jejich prostředí založenou na systémech) .
Sociotechnický systémový přístup
V oblasti organizačního rozvoje pojem sociotechnické systémy popisuje přístup ke komplexnímu organizačnímu návrhu práce, který uznává interakci mezi lidmi a technologiemi na pracovištích. Pojem také odkazuje na interakci mezi komplexními infrastrukturami společnosti a lidským chováním. V tomto smyslu je společnost sama a většina jejích dílčích struktur komplexními sociotechnickými systémy.
Rozšíření pracovního místa znamená rozšíření rozsahu pracovního místa prostřednictvím rozšíření rozsahu jeho pracovních povinností a povinností. To je v rozporu se zásadami specializace a dělby práce, kdy je práce rozdělena do malých jednotek, z nichž každou vykonává opakovaně jednotlivý pracovník. Některé motivační teorie naznačují, že nuda a odcizení způsobené dělbou práce mohou ve skutečnosti způsobit pokles efektivity.
Rotace pracovních míst je přístup k rozvoji řízení, kdy je jednotlivec přesouván na základě rozvrhu úkolů, které mu mají poskytnout široký záběr na celou operaci. Rotace pracovních míst je praktikována také proto, aby kvalifikovaní zaměstnanci získali větší přehled o procesech společnosti a aby změnou zaměstnání zvýšili spokojenost se zaměstnáním. Termín rotace pracovních míst může také znamenat plánovanou výměnu osob na úřadech, zejména ve veřejných úřadech, před koncem funkčního období nebo před legislativním obdobím. To praktikuje německá zelená strana již nějakou dobu, ale bylo to přerušeno.
Motivace v psychologii odkazuje na iniciaci, směr, intenzitu a vytrvalost chování. Motivace je časový a dynamický stav, který by neměl být zaměňován s osobností nebo emocemi. Motivace je mít touhu a ochotu něco udělat. Motivovaný člověk může dosáhnout dlouhodobého cíle, jako je stát se profesionálním spisovatelem nebo krátkodobějšího cíle, jako je naučit se hláskovat určité slovo. Osobnost vždy odkazuje na více či méně trvalé charakteristiky stavu jedince (např. plachý, extrovertní, svědomitý). Na rozdíl od motivace, emoce odkazuje na časové stavy, které se bezprostředně nespojují s chováním (např. hněv, zármutek, štěstí).
Zlepšení procesů v organizačním rozvoji je řada akcí, které slouží k identifikaci, analýze a zlepšení stávajících procesů v rámci organizace s cílem splnit nové cíle a záměry. Tyto akce často sledují konkrétní metodiku nebo strategii, aby se dosáhlo úspěšných výsledků.
Analýza úkolů je analýza toho, jak je úkol splněn, včetně podrobného popisu manuálních i mentálních činností, trvání úkolu a prvku, četnosti úkolů, přidělení úkolu, složitosti úkolu, podmínek prostředí, potřebného oblečení a vybavení a dalších jedinečných faktorů, které se podílejí na plnění daného úkolu jednou nebo více osobami nebo jsou pro něj vyžadovány. Tyto informace pak mohou být použity pro mnoho účelů, jako je výběr a školení personálu, návrh nástrojů nebo vybavení, návrh postupů (např. návrh kontrolních seznamů nebo systémů na podporu rozhodování) a automatizace.
Návrh práce nebo návrh pracovního místa v organizačním rozvoji je aplikace principů a technik sociotechnických systémů k humanizaci práce. Cíle návrhu práce ke zvýšení spokojenosti s prací, ke zlepšení její realizace, ke zvýšení kvality a ke snížení problémů zaměstnanců, např. stížností, absentérství.