Neformální organizace, řízená efektivně, doplňuje explicitnější struktury, plány a procesy formální organizace: může urychlit a zlepšit reakce na neočekávané události, podpořit inovace, umožnit lidem řešit problémy, které vyžadují spolupráci přes hranice, a vytvořit stezky, které ukazují, kde může formální organizace jednou potřebovat vydláždit cestu.
Neformální organizace a formální organizace
Povaha neformální organizace se stává zřetelnější, když jsou její klíčové charakteristiky postaveny vedle charakteristik formální organizace.
Klíčové vlastnosti neformální organizace:
Klíčové vlastnosti formální organizace:
Na společenské úrovni lze význam vztahu mezi formálními a neformálními strukturami spatřovat ve vztahu mezi občanskou společností a státní mocí. Sílu integrace formální organizace a neformální organizace lze spatřovat i v mnoha úspěšných podnicích.
Funkce neformálních organizací
Keith Davis naznačuje, že neformální skupiny slouží nejméně čtyřem hlavním funkcím v rámci formální organizační struktury.
Přetrvávat kulturní a společenské hodnoty
Udržují kulturní a společenské hodnoty, které jsou skupině drahé. Určité hodnoty jsou již obvykle mezi neformálními členy skupiny společné. Každodenní interakce tyto hodnoty posilují, zachovávají určitý životní styl a zachovávají jednotu a integritu skupiny. Například třída managementu vysoké školy o 50 studentech může obsahovat několik neformálních skupin, které tvoří neformální organizaci v rámci formální struktury třídy. Tyto skupiny se mohou rozvíjet ze vztahů bratrství nebo sesterstva, z kolejních pobytů, projektových pracovních týmů nebo zasedacích pořádků. Mezi členy skupiny jsou posíleny pravidla oblékání, účesy a zapojení politických stran.
Poskytnout sociální status a spokojenost
Poskytují společenský status a uspokojení, které formální organizace nemusí získat. Ve velké organizaci (nebo třídě) se pracovník (nebo student) může cítit spíše jako anonymní číslo než jako jedinečný jedinec. Členové neformálních skupin si však vyměňují vtipy a remcání, společně jedí, hrají si a pracují spolu a jsou přáteli – což přispívá k osobní úctě, uspokojení a pocitu, že za něco stojí.
Podpora komunikace mezi členy
Neformální skupina vyvíjí komunikační kanál nebo systém (tj. révu vinnou), aby své členy informovala o tom, jaké akce managementu je různými způsoby ovlivní. Mnozí bystří manažeři používají révu k „neformálnímu“ předávání určitých informací o akcích a fámách společnosti.
Poskytují sociální kontrolu tím, že ovlivňují a regulují chování uvnitř skupiny i mimo ni. Vnitřní kontrola přesvědčuje členy skupiny, aby se přizpůsobili jejímu životnímu stylu. Pokud například student začne nosit kabát a kravatu ke třídě, neformální členové skupiny mohou razit a přesvědčit studenta, že takový oděv není přijatelný, a proto se vrátit k sandálům, džínům a tričkům. Vnější kontrola je zaměřena na takové skupiny, jako je management, vedení odborů a další neformální skupiny.
Nevýhody neformálních skupin
Neformální organizace mají také následující potenciální nevýhody a problémy, které vyžadují bystrou a pečlivou pozornost managementu.
Perpetuace hodnot a životního stylu způsobuje, že se neformální skupiny stávají příliš ochranářskými vůči své „kultuře“, a proto se brání změnám. Pokud například omezení výstupu bylo normou v autokratické manažerské skupině, musí tomu tak být i nadále, i když změny v managementu přinesly participativnější administrativu.
Snaha o neformální skupinovou spokojenost může vést členy od formálních organizačních cílů. To, co je dobré a žádoucí pro neformální členy skupiny, není vždy dobré pro organizaci. Zdvojnásobení počtu přestávek na kávu a délky oběda může být žádoucí pro členy skupiny, ale nákladné a nerentabilní pro firmu. Touha zaměstnanců splnit požadavky a služby neformální skupiny i managementu má za následek konflikt rolí. Konflikt rolí lze snížit pečlivým pokusem o integraci zájmů, cílů, metod a systémů hodnocení neformálních i formálních organizací, což vede k vyšší produktivitě a spokojenosti ve prospěch všech.
Vinná réva šíří pravdu a pomluvy se stejnou pomstou. Špatně informovaní zaměstnanci sdělují neověřené a nepravdivé informace, které mohou mít na zaměstnance zničující účinek. To může podkopat morálku, nastolit špatné postoje a často vyústit v deviantní nebo dokonce násilné chování. Například student, který propadne u zkoušky, může začít šířit pomluvu, že profesor dělá sexuálně obtěžující návrhy jednomu ze studentů ve třídě. To může vyvolat nejrůznější špatné pocity vůči profesorovi a dokonce vyústit v pomstychtivé činy jako „házení vajíček“ na rezidenci nebo převrácení poštovní schránky.
Sociální kontrola podporuje a povzbuzuje konformitu mezi neformálními členy skupiny, čímž je činí neochotnými jednat příliš agresivně nebo vystupovat na příliš vysoké úrovni. To může poškodit formální organizaci tím, že dusí iniciativu, kreativitu a různorodost výkonu. V některých britských továrnách, pokud člen skupiny vybočí z řady, mohou být nástroje skryty, může být vypuštěn vzduch z pneumatik a ostatní členové skupiny mohou odmítat s deviantem mluvit dny či týdny. Je zřejmé, že tyto typy akcí mohou donutit dobrého pracovníka, aby opustil organizaci.
Výhody neformální organizace
Přestože neformální organizace vytvářejí unikátní výzvy a potenciální problémy pro management, poskytují také řadu výhod pro formální organizaci.
Formální plány, zásady, postupy a normy nemohou vyřešit každý problém v dynamické organizaci; proto se musí neformální systémy prolínat s formálními, aby se práce stihla. Již v roce 1951 Robert Dubin poznal, že „neformální vztahy v organizaci slouží k ochraně organizace před sebezničením, které by vyplývalo z doslovné poslušnosti formálním zásadám, pravidlům, předpisům a postupům“. Žádná vysoká škola ani univerzita nemohla fungovat pouze tak, že se každý řídil „literou zákona“, pokud jde o písemné zásady a postupy. Fakulty, zaměstnanci a studentské neformální skupiny musí spolupracovat při naplňování ducha zákona“, aby se organizovaný, rozumně řízený podnik uskutečnil.
Odlehčit pracovní zátěž při řízení
Manažeři mají menší tendenci kontrolovat pracovníky, když vědí, že s nimi neformální organizace spolupracuje. To podporuje delegování, decentralizaci a větší podporu pracovníků ze strany manažera, což naznačuje pravděpodobné zlepšení výkonnosti a celkové produktivity. Když profesor vnímá, že studenti svědomitě pracují na svých semestrálních referátech a skupinových projektech, je pravděpodobné, že bude méně „pap testů“ nebo improvizovaných zpráv o pokroku. To ulehčuje práci profesorů a studentů a podporuje lepší vztahy mezi oběma stranami.
Vyplnit mezery v manažerských schopnostech
Je-li například manažer slabý ve finančním plánování a analýze, může mu podřízený neformálně pomáhat při přípravě zpráv prostřednictvím návrhů nebo přímého zapojení.“
Působí jako bezpečnostní ventil.
Zaměstnanci zažívají frustraci, napětí a emocionální problémy s vedením a ostatními zaměstnanci. Neformální skupina poskytuje prostředek pro uvolnění těchto emocionálních a psychologických tlaků tím, že umožňuje člověku otevřeně a otevřeně o nich diskutovat mezi přáteli. Při rozhovorech ve sborovně fakulty se frustrace s děkanem, vedoucím katedry nebo studenty „odpálí“ mezi empatickými kolegy.
Podporovat zlepšené postupy řízení
Snad nenápadným přínosem neformálních skupin je, že motivují manažery, aby se připravovali, plánovali, organizovali a kontrolovali profesionálnějším způsobem. Manažeři, kteří chápou sílu neformální organizace, si uvědomují, že je to „kontrola a vyvážení“ jejich využívání autority. Změny a projekty jsou zaváděny s pečlivějším rozmýšlením a ohleduplností, protože vědí, že neformální organizace může snadno zabít špatně naplánovaný projekt.
Pochopení a řešení ekologické krize
The IRG Solution – hierarchická nekompetence a jak ji překonat 1984, argumentoval, že Centrální média a vládní typ hierarchických organizací. nemohly dostatečně pochopit environmentální krizi, kterou jsme vyráběli, nebo jak iniciovat adekvátní řešení. Argumentoval, že to, co bylo požadováno, bylo rozsáhlé zavedení neformálních sítí nebo informačních směrovacích skupin, které byly v podstatě popisem služeb sociálních sítí před internetem.