Věda o přerušení je „studie vlivu přerušení na výkon práce“. Pracovníci v kancelářích čelí řadě přerušení kvůli e-mailům, telefonátům a návštěvám spolupracovníků, což vše může být nepříjemné a ovlivnit jejich produktivitu. Pro profese, jako jsou piloti tryskových letadel nebo zdravotní sestry, by přerušení mohlo mít velké důsledky, protože by mohlo vést k nákladným nebo dokonce život ohrožujícím chybám.
Přerušení vyplývající z oznámení
Kategorie oznámení
Oznámení jsou upozornění týkající se e-mailů, mobilních zařízení, jako jsou mobilní telefony a další PDA. Tato oznámení jsou závislá na technologii, která je s nimi spojena, a tyto druhy oznámení vznikají při používání elektronických zařízení .S tím, jak se výrazně zvýšila spolupráce skupin, které nemusí být nutně umístěny společně, se zvýšila závislost na elektronických zařízeních, což způsobilo, že se zvýšilo i množství oznámení, která uživatelé dostávají.:1 Zvýšená závislost na technologii vedla k tomu, že tato oznámení jsou stále častější a v důsledku toho způsobují více přerušení na pracovišti. Tato zařízení mohou být nakonfigurována tak, aby vydávala zvuk nebo vibrace, aby uživatele upozornila, že mají nové zprávy, nebo aby mu připomněla úkol, který musí být dokončen. Oznámení mají buď nastavené časové plány, nebo se objevují spontánně z různých důvodů, jako jsou nové e-maily a textové zprávy. Vzhledem k rostoucímu počtu různých používaných elektronických zařízení roste množství oznámení, která uživatelé obdrží exponenciálně. Různé typy oznámení jsou:
1) Textové zprávy (SMS) 2) Hlas (telefon, mobil, VoIP, venkovní reproduktor, vnitřní PA systém) 3) E-mail (POP, IMAP, SMTP) 4) Výstraha na ploše (dialog, balón, modální okno, toast) 5) Pager (SNPP)* Okamžité zasílání zpráv (IRC, ICQ, AIM, Yahoo! Messenger, MSN, XMPP, iMessage) 6) RSS (RSS čtečka, digitální nápisy) 7) Webová stránka (Javascript, XML) 8) Fax
Definice systému oznamování
Oznámení jako přerušení
Vyvstává otázka, kdy se oznámení stanou přerušením jiných úkolů. Přerušení je podle definice rozptýlení, které způsobí, že člověk zastaví naplánovaný úkol, aby reagoval na podnět. Přerušení může způsobit vážné problémy s dokončením úkolu. Podle New York Times ve 40 procentech případů přerušení způsobí, že zaměstnanci na pracovišti zcela změní kurz poté, co byli rozptýleni. Pracovníci si nemohou vzpomenout, co dělali před rozptýlením. :3 Odpovídání na oznámení poškozuje výkon úkolu a schopnost vrátit se k původnímu úkolu. :27 Obecná shoda mezi pracovníky je však v tom, že za snížení koncentrace stojí zvýšená situační uvědomělost vytvořená přerušením. :27 Nucená absence e-mailových oznámení ve studii pomohla některým pracovníkům soustředit se, ale jiní cítili neustálou potřebu kontrolovat své e-mailové účty. :27 Bez oznámení lidé často stráví celkově více času kontrolou svého e-mailu než s oznámeními, a to kvůli nedostatku neustálé informovanosti. :29 Nepřítomnost e-mailových oznámení je často vnímána jako kontraproduktivní kvůli požadovaným „doháněcím“ časovým obdobím po dlouhé době mezi kontrolou e-mailu. :30 E-mailová oznámení se objevují s krátkou souhrnnou zprávou a nejsou tak rušivá, jak jsou vnímána, protože zaměstnanci na pracovišti obvykle glace většinou e-mailová oznámení s pasivní informovaností, pokud nejsou důležitá. :28 E-mailová oznámení se stávají velmi rušivými, pokud jsou nastavena tak, aby se objevila okamžitě nebo každých 5 minut. E-mailová oznámení nejsou tak rušivá, jak jsou často považována za rušivá, ale přesto způsobují problémy při práci. Obecně nemají všechna oznámení stejný účinek, ať už kvůli rozmanitosti lidí, kteří oznámení obdrží, nebo kvůli vlastnostem oznámení. Někteří pracovníci mají schopnost dělat více věcí najednou než ostatní a nemají pocit, že používání oznámení poškozuje jejich pracovní postup. :29-30 Sluchová oznámení mají různou míru rozptýlení na základě hlasu, který oznámení poskytuje. Nejvíce rušivé zvukové výstrahy jsou zjištěny, když je slyšet vlastní hlas, následuje známý hlas, následuje neznámý hlas jako nejméně rušivý. :6 Bylo zjištěno, že vizuální grafika je méně rušivá než zvukové a písemné výstrahy. :2 Oznámení mají různé účinky na koncentraci pracovníka.
Oznámení mohou být relevantní pro úkol, který pracovník v současné době dokončuje, či nikoli. Pokud je oznámení relevantní pro aktuální úkol a může dokonce pomoci s úkolem, je oznámení méně rušivé, než kdyby nesouviselo. :99 Navíc, pokud je oznámení relevantní pro práci zaměstnance a projekt, na kterém pracuje, je také součástí jeho práce, přerušení neodvádí pozornost od obecné kategorie práce. :1 Celkové plnění úkolu je nejvíce ovlivněno, když je okamžitá zpráva přijata během rychlých a podněty řízených úkolů, jako je psaní, mačkání tlačítek nebo zkoumání výsledků hledání. :263,265,268 Kromě toho se diskutuje o dopadu typu úkolu na snadnost přerušení. Jedna studie tvrdí, že kognitivní úkoly jsou méně snadno přerušeny oznámením zprávy než vypsáním hodnotících úkolů. Studie ukázala, že lidem trvá déle reagovat na oznámení při práci na kognitivním úkolu, jako je vyhodnocování výsledků hledání na základě myšlenky, než vyhodnocování přesné odpovědi. :267 Důvodem tohoto zjištění může být to, že kognitivní úkoly již mají své zaměření a toto zaměření není snadno ztraceno oznámením. Na druhou stranu obsáhlá kniha vysvětluje, že čím hlubší je kontext úkolu při přerušení, tím škodlivější je oznámení. :39 Potenciální dopad oznámení je částečně určen úkolem, který přerušuje.
Dopad notifikací v různých místech dokončení úkolu
Oznámení, která se objevují na začátku dokončení úkolu, mají více rušivého účinku než přerušení na konci dokončení úkolu. Tato skutečnost byla přisuzována tomu, že pracovníci jsou méně nacvičováni v úkolu na začátku, spíše než později v časové ose projektu. :267-268 Pracovník neměl možnost investovat :4 na začátku projektu a je snadno rozptýlen. Pokud se však oznámení objevují v breakpointech, breakpointech jsou přechody mezi dvěma sekcemi úkolu, místo během rušných chvil, je zde méně frustrace a času stráveného vyhýbáním se oznámení. :93-94 Oznámení mají větší dopad v určitém bodě pokroku v rámci dokončení úkolu než v jiných.
Přerušení v kancelářské práci
Někteří kancelářští pracovníci používají tolik počítačových programů najednou, že musí používat dvě obrazovky.
Podle Glorie Markové, vedoucí v oblasti přerušovací vědy, si
průměrný znalostní pracovník vyměňuje úkoly každé tři minuty, a jakmile se pracovník rozptýlí, trvá mu téměř půl hodiny,
než se vrátí k původnímu úkolu.“
Studie uvádí, že „zaměstnavatelé, kteří se snaží omezit přerušení, mohou chtít, aby jejich pracovníci používali
software pro instant messaging“. Studie ukázala, že „pracovníci, kteří používali instant messaging v práci, hlásili méně přerušení než kolegové, kteří tak nečinili“. I když „používání instant messaging vedlo k více konverzacím na počítači, …konverzace byly kratší“.
Přerušení pilotů a zdravotnických pracovníků
Piloti jsou obklopeni měřidly, měřiči, světly a spínači a dostávají hlasové zprávy jak osobně, od členů své letové posádky, tak na své vysílačky, od řídících letového provozu.
Když chirurgové provádějí operace, přerušení nebo rozptýlení by mohlo mít vážný dopad.
Pro profese, jako jsou piloti tryskových letadel, astronauti nebo chirurgové na operačním sále, by přerušení v nesprávnou dobu mohlo mít dokonce velké následky. Mary Czerwinski, „jedna z předních světových expertek na přerušovací vědu“ pomáhá „NASA navrhnout informační systémy pro Mezinárodní vesmírnou stanici“. Musí se pokusit přijít na to, jak „doručit přerušení zaneprázdněnému astronautovi“ ohledně mechanických chyb, aniž by to „příliš rozptylovalo, [protože] by to mohlo astronauty rozhodit a způsobit, že zpackají miliónové experimenty“.
V ošetřovatelství byla provedena studie dopadu přerušení na zdravotní sestry v traumacentru. Další studie byla provedena na četnost přerušení zdravotních sester a lékařů.
Přerušení způsobené používáním chytrých telefonů v nastavení zdravotní péče může být smrtelné. Proto se možná zdravotnickým organizacím vyplatí vypracovat efektivní politiku používání mobilních telefonů, aby maximalizovaly technologický přínos a minimalizovaly zbytečné rozptylování spojené s používáním chytrých telefonů.
Řešení přerušení od oznámení
Vzhledem k rychlému nárůstu používání technologií se zvýšil i počet přerušení, která byla způsobena oznámeními. Vzhledem k tomu, že uživatelé se silně spoléhají na technologie, čelí uživatelé přetížení oznamováním, nebo problému s udržováním aktuálních informací o příchozích informačních výstrahách.:1 Bylo prokázáno, že tato oznámení ovlivňují produktivitu přijímačů. Byla zavedena opatření, která se snaží omezit přerušení lidí, kteří je přijímají. Aby se snížily negativní dopady přijímání neustálých oznámení při práci, byly vyvinuty aplikace, které se snaží omezit rozptýlení způsobené četnými oznámeními. Aplikace ve vývoji používají různé metody, jak buď zkusit a klasifikovat oznámení podle jejich důležitosti, nebo doručit oznámení, když dojde k určitému přerušení práce. Tyto aplikace se snaží umožnit doručení oznámení, aby bylo co nejméně škodlivé, aby produktivita zůstala doručením takových oznámení nedotčena.
Bounded deferral je omezená metoda oznamování, která spočívá v tom, že uživatelé čekají předepsanou dobu, než přistoupí k oznámení, aby se snížilo množství přerušení a snížila produktivita. Tato technika byla použita s cílem poskytnout klidnější a méně rušivé pracovní prostory.:1 Pokud jsou uživatelé zaneprázdněni, upozornění a oznámení jsou odložena a doručena pouze tehdy, když jsou uživatelé v pozici, kdy mohou přijímat oznámení, aniž by byla poškozena jejich práce. Metoda Bounded deferral se ukázala jako užitečná a má potenciál stát se ještě efektivnější v širším měřítku, protože ukázala, jak může fungovat účinný systém oznamování.
Pokud jde o e-maily, výzkumníci vyzývají lidi, aby se pokusili omezit používání dialogových oken e-mailů, zvukových upozornění a frekvenci aktualizací o nových e-mailech.:3 Zaměstnanci na pracovišti jsou odrazováni od používání funkce odpovědi na všechny, aby zabránili zbytečnému rozptylování vrstevníků, kterým e-mail nebude připadat užitečný. Uživatelé jsou vyzýváni, aby se vyhnuli odpovědi na všechny, protože při použití funkce odpovědi na všechny existuje vysoká pravděpodobnost, že odpověď je prospěšná pouze pro málo lidí. Jednou z metod, kterou mohou uživatelé využít ke snížení přerušení e-mailů, je nakonfigurovat e-mailovou aplikaci tak, aby poskytovala stručné shrnutí každého přijatého e-mailu, včetně odesílatele, předmětu a několika řádků zprávy. To umožňuje uživatelům potvrdit, zda musí nebo nemusí okamžitě reagovat na jejich e-maily, a umožňuje jim to vzdát se plýtvání časem čtením e-mailu. Další metodou, která omezuje přerušení způsobená e-maily, je nakonfigurovat e-mailovou aplikaci tak, aby kontrolovala nové e-maily ne častěji než 45 minut a umožnila tak pracovníkům zůstat produktivní po delší dobu. Učení lidí v rámci organizace efektivně používat e-maily a jak nastavit prioritu jejich e-mailů by mělo být použito ke snížení přerušení způsobených oznámením.:7